DMS - Kontrol Dokumen Proyek

​

2025-09-05

​

1. Struktur Definisi Proyek (Collection MongoDB: projects)

​

Model Proyek yang Diusulkan (Project.php)

// app/Models/Project.php
class Project extends Jenssegers\Mongodb\Eloquent\Model
{
    protected $connection = 'mongodb';
    protected $collection = 'projects';

    /**
     * Atribut yang dapat diisi secara massal.
     *
     * @var array
     */
    protected $fillable = [
        'projectCode',
        'projectName',
        'description',
        'projectManagerId',
        'clientId',
        'status',
        'startDate',
        'plannedEndDate',
        'actualEndDate',
        'budget',
        'currency',
    ];

    /**
     * Atribut yang akan di-cast ke tipe data native.
     *
     * @var array
     */
    protected $casts = [
        'startDate' => 'datetime',
        'plannedEndDate' => 'datetime',
        'actualEndDate' => 'datetime',
        'budget' => 'float',
    ];
}

​

Definisi Field (collection projects)

​

CRUD Awal (Konteks Laravel/MongoDB)

• Buat (Create): Panggilan standar Project::create($validatedData) di controller Anda.
• Baca (Read - List): Project::where('isArchived', false)->get() dengan filter yang diterapkan melalui klausa where() tambahan.
• Baca (Read - Detail): Project::findOrFail($id).
• Perbarui (Update): $project->update($validatedData).
• Hapus (Delete - Soft): $project->update(['isArchived' => true]).

​

2. Organisasi dan Alur Jadwal & Pelacakan Dokumen Proyek

• Embedding: Proses baca cepat, tetapi dapat menyebabkan dokumen menjadi besar (batas 16MB) dan menyulitkan query untuk semua revisi di seluruh sistem.
• Collection Terpisah (Referencing): Pendekatan yang direkomendasikan dan lebih skalabel. Ini meniru struktur relasional tetapi dengan fleksibilitas NoSQL. Ini menjaga ukuran dokumen tetap terkendali dan memungkinkan query yang kuat pada revisi itu sendiri.

​

Model 1: ProjectDocument (Collection: projectDocuments)

"currentRevision": {
  "revisionId": ObjectId("..."),
  "revisionNumber": "B",
  "status": "Approved",
  "authorId": ObjectId("..."),
  "plannedApprovalDate": ISODate("...")
}

​

Model 2: DocumentRevision (Collection: documentRevisions)

"fileReference": {
  "storageDriver": "s3",
  "path": "project_xyz/SPEC-MECH-001_RevB.pdf",
  "filename": "SPEC-MECH-001_RevB.pdf",
  "mimeType": "application/pdf",
  "size": 2048576 // dalam byte
}

​

Alur dan CRUD (Konteks Laravel/MongoDB)

1. Membuat Dokumen Baru:

• Pengguna mengisi formulir untuk dokumen baru (docCode, title, dll.) dalam sebuah proyek.
• Secara Transaksional:

1. Buat catatan ProjectDocument.
2. Buat catatan DocumentRevision pertama (cth., Rev A) dengan status: 'Draft'.
3. Perbarui embedded document currentRevision pada ProjectDocument dengan info dari revisi baru.
4. Mengajukan untuk Ditinjau (Transisi Status):

• Penulis mengunggah file dan mengklik “Submit”.
• Backend memperbarui catatan DocumentRevision yang sesuai, mengubah status dari Draft menjadi Submitted for Review dan mengatur actualSubmissionDate.
• currentRevision.status pada ProjectDocument juga diperbarui untuk mencerminkan perubahan ini.

3. Menyetujui/Menolak (Transisi Status):

• Peninjau membuat keputusan.
• Backend memperbarui status catatan DocumentRevision menjadi Approved atau Resubmission Required.
• currentRevision.status pada ProjectDocument diperbarui.

4. Membuat Revisi Baru:

• Pengguna memulai revisi baru (misalnya, karena yang sebelumnya Resubmission Required atau perlu pembaruan).
• Secara Transaksional:

1. Temukan DocumentRevision lama dan perbarui status-nya menjadi Superseded.
2. Buat catatan DocumentRevision baru (cth., Rev B) dengan status: 'Draft'.
3. Perbarui embedded document currentRevision pada ProjectDocument induk untuk menunjuk ke Rev B yang baru ini.

​

Tampilan Alternatif Collection (Cara Melakukan Query)

​

1. Tampilan Daftar Dokumen (Berbasis List)

• Query: Cukup ProjectDocument::where('projectId', $projectId)->get().
• Mengapa cepat: Semua data yang diperlukan (docCode, title, currentRevision.status, currentRevision.revisionNumber) ada di dokumen utama. Tidak diperlukan join atau lookup untuk menampilkan daftar, membuatnya sangat berkinerja.

​

2. Tampilan Linimasa (Berbasis Jadwal)

• Query: DocumentRevision::whereIn('documentId', $documentIds)->get(). ($documentIds adalah array _id dari dokumen proyek).
• Logika: Query ini mengambil semua revisi historis dan saat ini untuk dokumen dalam proyek. Anda kemudian dapat melakukan iterasi melalui ini di backend atau frontend Anda untuk membangun linimasa, memplot bar berdasarkan plannedSubmissionDate dan plannedApprovalDate. Anda dapat memfilter query ini hanya untuk revisi yang “aktif” jika diperlukan.

​

3. Tampilan Papan Kanban (Berbasis Alur Kerja)

• Query: ProjectDocument::where('projectId', $projectId)->get().
• Logika: Data untuk papan Kanban juga berasal langsung dari collection projectDocuments. Logika frontend akan mengelompokkan dokumen ke dalam kolom berdasarkan nilai field currentRevision.status. Tindakan seret dan lepas (drag-and-drop) akan memicu panggilan API untuk melakukan transisi status yang dijelaskan dalam alur kerja di atas.

​

Diagram Alur & Entitas

​

1. Alur Kerja Revisi Dokumen (Alur)

​

2. Diagram Hubungan Entitas Data (Struktur)

• Sebuah Project berisi banyak ProjectDocuments.
• Sebuah ProjectDocument memiliki riwayat banyak DocumentRevisions.
• Users memainkan berbagai peran (Manajer Proyek, Penulis, Peninjau).

​

Cara Menafsirkan Diagram ER:

• ||--|{: Merepresentasikan hubungan “satu-ke-banyak”. Misalnya, satu catatan PROJECTS terkait dengan banyak catatan PROJECT_DOCUMENTS.
• }o--|{: Juga merepresentasikan hubungan “satu-ke-banyak”, tetapi digambar dari perspektif sisi “satu”. Misalnya, satu catatan USERS dapat terkait dengan banyak PROJECTS sebagai manajer.
• PK: Singkatan dari Primary Key (di MongoDB, ini adalah _id).
• FK: Singkatan dari Foreign Key. Ini menunjukkan field yang menyimpan _id dari collection lain untuk membuat hubungan (mis., PROJECT_DOCUMENTS.projectId menyimpan PROJECTS._id).

​

UI / UX

​

1. Alur CRUD Manajemen Proyek

​

Penjelasan Alur Proyek:

1. Tampilan Collection (Daftar Proyek):

• Pengguna memulai dari daftar semua proyek, disajikan dalam Datatable. Ini adalah layar utama “Baca” (List).
• Dari sini, mereka dapat memulai pembuatan proyek baru atau memilih yang sudah ada untuk melihat detailnya.

2. UI Formulir Buat (Formulir Buat Proyek):

• Formulir sederhana untuk memasukkan detail proyek (projectName, projectCode, dll.).
• Mengirimkan formulir ini membuat permintaan POST ke API Anda. Jika berhasil, pengguna dialihkan kembali ke daftar, yang sekarang menampilkan proyek baru.

3. UI Tampilan Item (Dasbor Proyek):

• Ini adalah tampilan rinci dari satu proyek. Ini menampilkan semua informasi proyek.
• Halaman ini adalah pusat untuk tindakan yang terkait dengan proyek spesifik ini, seperti mengeditnya, mengarsipkannya, atau, yang paling penting, menavigasi ke dokumen terkaitnya.

4. UI Formulir Edit (Formulir Edit Proyek):

• Identik dengan formulir buat tetapi sudah diisi sebelumnya dengan data proyek yang ada.
• Mengirimkannya membuat permintaan PUT atau PATCH untuk memperbarui catatan.

​

2. Alur CRUD Manajemen Dokumen Proyek

​

Penjelasan Alur Dokumen:

1. Titik Masuk (Dasbor Proyek): Pengguna sudah melihat proyek tertentu dan memilih untuk mengelola dokumennya.
2. Tampilan Collection (Inti):

• Pengguna disajikan dengan satu atau lebih cara untuk melihat daftar dokumen. Sebuah tombol atau menu memungkinkan mereka untuk beralih antar tampilan.
• Datatable: Tampilan default yang kaya informasi.
• Linimasa: Memvisualisasikan jadwal.
• Kanban: Memvisualisasikan status alur kerja.
• Grid: Terbaik untuk dokumen berorientasi visual seperti gambar arsitektur atau mockup, menunjukkan thumbnail.
• Tree Datatable: Ideal untuk set dokumen kompleks di mana dokumen bersarang, seperti spesifikasi master dengan beberapa sub-bagian.
• Semua tampilan ini menawarkan dua tindakan utama: Menambah dokumen baru atau Melihat detail dokumen yang ada.

3. UI Formulir Buat (Formulir Buat Dokumen):

• Formulir ini untuk membuat catatan master dokumen (ProjectDocument). Ini menangkap metadata seperti docCode dan title. Revisi awal biasanya dibuat secara otomatis di latar belakang dengan status Draft.

4. UI Tampilan Item (Halaman Detail Dokumen):

• Ini adalah pusat untuk satu dokumen. Ini menunjukkan semua metadatanya dan, yang paling penting, daftar revisinya (Rev A, Rev B, dll.).
• Dari sini, pengguna dapat melakukan dua jenis “pembaruan” yang berbeda:
• Edit Metadata: Mengubah catatan master dokumen (mis., memperbaiki kesalahan ketik pada judul).
• Buat Revisi Baru: Ini adalah tindakan alur kerja utama. Ini membuka formulir untuk mengunggah file baru, membuat catatan DocumentRevision baru dan memulai siklus hidupnya.

5. Kasus Khusus - Pembaruan Kanban:

• Tampilan Kanban menawarkan proses pembaruan yang unik dan efisien. Alih-alih membuka formulir, pengguna cukup menyeret kartu dari satu kolom (mis., Diajukan untuk Ditinjau) ke kolom lain (mis., Disetujui).
• Tindakan UI ini memicu permintaan PATCH langsung ke API untuk memperbarui hanya status revisi tersebut, memberikan pengalaman pengguna yang cepat dan intuitif untuk mengelola alur kerja.

​

Wireframes (Berbasis Tabel)

​

1. Daftar Proyek (Tampilan List/Datatable)

​

Tata Letak UI

​

Rincian Komponen

​

2. Formulir Buat / Edit Proyek

​

Tata Letak UI

​

Rincian Komponen

​

3. Dasbor Proyek (Lihat Detail Proyek)

​

Tata Letak UI

​

Rincian Komponen

​

4. Daftar Dokumen (Tampilan List/Datatable)

​

Tata Letak UI

​

Rincian Komponen

​

5. Halaman Detail Dokumen (Lihat Detail Dokumen)

​

Tata Letak UI

​

Rincian Komponen

​

6. Formulir Buat Revisi Baru

​

Tata Letak UI

​

Rincian Komponen

​

Wireframes (Berbasis Teks)

​

1. Daftar Proyek (Tampilan List/Datatable)

+-------------------------------------------------------------------+
| [Logo]              Daftar Proyek                      [Menu Pengguna] |
+-------------------------------------------------------------------+
| [ + Tombol Proyek Baru ]                                          |
+-------------------------------------------------------------------+
| [ Cari:  [  ]  ]  [ Filter: Status [Dropdown]  ] [ Filter: PM [Dropdown] ] |
+-------------------------------------------------------------------+
| Header Tabel: Kode | Nama | Manajer Proyek | Status | Tgl. Akhir Rencana | ... |
|-------------------------------------------------------------------|
| Baris Data 1: PROJ-001 | Desain Web | John Doe | Sedang Berjalan | 2024-12-31 | ... |
| Baris Data 2: PROJ-002 | App Seluler| Jane Smith | Selesai | 2024-10-15 | ... |
| Baris Data 3: ...      | ...        | ...         | ...       | ...          | ... |
| ...                                                                 |
+-------------------------------------------------------------------+
| Paginasi: [ << Sebelumnya ]  1  2  3  [ Berikutnya >> ]            |
+-------------------------------------------------------------------+

• Tombol “Proyek Baru”: Memulai operasi Buat (Create).
• Pencarian & Filter: Memungkinkan pengguna menemukan proyek dengan cepat.
• Datatable: Kolom menampilkan informasi kunci proyek. Mengklik baris akan mengarahkan ke Dasbor Proyek.
• Paginasi: Menangani jumlah proyek yang besar.

​

2. Formulir Buat/Edit Proyek

+-------------------------------------------------------------------+
| [Logo]               [ Buat/Edit Proyek ]               [Menu Pengguna] |
+-------------------------------------------------------------------+
| [ Kembali ke Daftar Proyek ]                                     |
+-------------------------------------------------------------------+
| Kode Proyek:    [ Input Field (Hanya Baca saat Edit) ] (Wajib)   |
| Nama Proyek:    [ Input Field ]                       (Wajib)   |
| Deskripsi:      [ Textarea ]                                    |
| Manajer Proyek: [ Dropdown (Daftar Pengguna) ]        (Wajib)   |
| Klien:           [ Dropdown (Daftar Klien) ]                      |
| Status:           [ Dropdown (Perencanaan, Berjalan, ...) ](Wajib) |
| Tanggal Mulai:       [ Pemilih Tanggal ]               (Wajib)   |
| Tgl. Akhir Rencana: [ Pemilih Tanggal ]                           |
| Tgl. Akhir Aktual:  [ Pemilih Tanggal ]                           |
| Anggaran:           [ Input Angka ]                               |
| Mata Uang:         [ Dropdown (USD, EUR, ...) ]                  |
+-------------------------------------------------------------------+
| [ Batal ]  [ Simpan ]                                               |
+-------------------------------------------------------------------+

• Judul: Menunjukkan apakah ini formulir Buat atau Edit.
• Tombol “Kembali”: Kembali ke Daftar Proyek atau Dasbor.
• Isian Formulir: Menangkap semua data proyek.
• Indikator Wajib: Menandai dengan jelas bidang yang wajib diisi.
• Tombol “Batal” & “Simpan”: Aksi untuk formulir. Kode Proyek harus dinonaktifkan dalam mode edit.

​

3. Dasbor Proyek (Lihat Detail Proyek)

+-------------------------------------------------------------------+
| [Logo]          Dasbor Proyek - [Nama Proyek]          [Menu Pengguna] |
+-------------------------------------------------------------------+
| [ Kembali ke Daftar ]   [ Edit Proyek ] [ Arsipkan Proyek ]         |
+-------------------------------------------------------------------+
| Kode Proyek:    [ PROJ-001 (Tampilan) ]                           |
| Nama Proyek:    [ Desain Web (Tampilan) ]                         |
| Deskripsi:      [ Deskripsi multi-baris (Tampilan) ]              |
| Manajer Proyek: [ John Doe (Tampilan) ]                           |
| Klien:           [ Acme Corp (Tampilan) ]                          |
| Status:           [ Sedang Berjalan (Tampilan) ]                    |
| Tanggal Mulai:       [ 2024-09-01 (Tampilan) ]                     |
| Tgl. Akhir Rencana: [ 2024-12-31 (Tampilan) ]                     |
| Tgl. Akhir Aktual:  [  (Tampilan) ]                                 |
| Anggaran:           [ $100,000 (Tampilan) ]                         |
+-------------------------------------------------------------------+
| [Navigasi Tab:  Ringkasan  |  Dokumen  |  Tim  |  ... ]            |
+-------------------------------------------------------------------+

• Judul: Menampilkan Nama Proyek.
• Tombol “Kembali”: Kembali ke Daftar Proyek.
• Tombol Aksi: “Edit” dan “Arsipkan”.
• Bidang Tampilan: Menyajikan semua data proyek dalam format hanya-baca.
• Navigasi Tab: Mengorganisir informasi terkait (dokumen, anggota tim, risiko, dll.). Tab “Dokumen” mengarah ke tampilan Manajemen Dokumen.

​

4. Daftar Dokumen (Tampilan List/Datatable)

+-------------------------------------------------------------------+
| [Logo]      Proyek: [Nama Proyek] - Dokumen            [Menu Pengguna] |
+-------------------------------------------------------------------+
| [ Kembali ke Dasbor ] [ + Tambah Dokumen ] [ Lihat: [Dropdown] ]    |
+-------------------------------------------------------------------+
| [ Cari:  [  ]  ]  [ Filter: Disiplin [Dropdown] ] [ Filter: Status [Dropdown] ] |
+-------------------------------------------------------------------+
| Header Tabel: Kode | Judul | Rev | Status | Disiplin | Penulis | Tgl. Rencana | ... |
|-------------------------------------------------------------------|
| Baris Data 1: SPEC-001 | Spesifikasi | B | Disetujui | Mekanikal | Jane | 2024-11-15 | ... |
| Baris Data 2: DRW-002  | Denah Layout| C | Kirim Ulang | Sipil | John | 2024-12-01 | ... |
| Baris Data 3: ...      | ...         | ... | ...    | ...      | ...  | ...       | ... |
| ...                                                                 |
+-------------------------------------------------------------------+
| Paginasi: [ << Sebelumnya ]  1  2  3  [ Berikutnya >> ]            |
+-------------------------------------------------------------------+

• Tombol “Kembali”: Kembali ke Dasbor Proyek.
• Tombol ”+ Tambah Dokumen”: Membuat catatan ProjectDocument baru.
• Dropdown “Lihat”: Memilih antara tampilan Datatable, Linimasa, Kanban, Grid, Tree Table.
• Filter: Spesifik untuk atribut dokumen (Disiplin, Status).
• Datatable: Menampilkan metadata dokumen. Mengklik baris mengarah ke Halaman Detail Dokumen.

​

5. Halaman Detail Dokumen (Lihat Detail Dokumen)

+-------------------------------------------------------------------+
| [Logo]    Proyek: [Nama Proyek] - Dokumen: [Kode Dok.]   [Menu Pengguna] |
+-------------------------------------------------------------------+
| [ Kembali ke Daftar ] [ Edit Metadata ] [ Buat Revisi Baru ]        |
+-------------------------------------------------------------------+
| Kode Dokumen:  [ SPEC-001 (Tampilan) ]                             |
| Judul:            [ Spesifikasi (Tampilan) ]                        |
| Disiplin:       [ Mekanikal (Tampilan) ]                          |
| Tipe Dokumen:    [ Spesifikasi (Tampilan) ]                        |
+-------------------------------------------------------------------+
| [Tabel Revisi:]                                                    |
| Revisi | Status | Penulis | Tgl. Rencana | Tgl. Aktual | File | Aksi |
|----------|--------|---------|--------------|-------------|------|---------|
| Rev A    | Disetujui | Jane  | 2024-10-31   | 2024-10-30  | [Unduh] | [Lihat] |
| Rev B    | Saat Ini | John  | 2024-11-15   |             | [Unduh] | [Lihat] |
| ...                                                                 |
+-------------------------------------------------------------------+

• Tombol “Kembali”: Kembali ke Daftar Dokumen.
• Tombol “Edit Metadata”: Memungkinkan pengeditan catatan dokumen inti.
• Tombol “Buat Revisi Baru”: Memulai pengunggahan file baru dan pembuatan DocumentRevision baru.
• Metadata Dokumen: Menampilkan atribut utama dokumen.
• Tabel Revisi: Menampilkan riwayat revisi dokumen, termasuk status, penulis, tanggal, dan tautan unduh untuk file.

​

6. Formulir Buat Revisi Baru

+-------------------------------------------------------------------+
| [Logo]    Proyek: [Nama Proyek] - Dokumen: [Kode Dok.]   [Menu Pengguna] |
+-------------------------------------------------------------------+
| [ Kembali ke Detail Dokumen ]                                        |
+-------------------------------------------------------------------+
| Nomor Revisi:  [ Dibuat Otomatis (cth., "B") ] (Hanya Baca)         |
| Unggah File:        [ Input File ]                                  |
| Tgl. Pengajuan Rencana:  [ Pemilih Tanggal ]                         |
| Tgl. Persetujuan Rencana:    [ Pemilih Tanggal ]                       |
+-------------------------------------------------------------------+
| [ Batal ] [ Simpan ]                                                 |
+-------------------------------------------------------------------+

• Label Jelas: Menunjukkan formulir untuk membuat revisi baru.
• Input Penting: Pemilih Tanggal untuk menentukan jadwal.
• Input Penting: Bidang Unggah File untuk menempatkan versi dokumen terbaru.